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Pourquoi externaliser son secrétariat téléphonique ?

Externaliser son secrétariat téléphonique est une stratégie de plus en plus adoptée par les entreprises soucieuses d’optimiser leurs ressources et leur temps. Dans cet article, nous verrons comment cette option peut offrir des avantages considérables pour votre entreprise avec un focus particulier sur le gain d’argent, le gain de temps et l’amélioration de la qualité du service client.

Le secrétariat externalisé : qu’est-ce que c’est ?

Le secrétariat externalisé consiste à déléguer tout ou partie des tâches administratives et téléphoniques à une entreprise spécialisée en permanence téléphonique, au lieu d’embaucher un ou plusieurs salariés dédiés en interne. Ce type de partenaire prend notamment en charge la réception des appels, la prise de messages, la gestion des agendas, la mise en relation avec vos interlocuteurs ou encore l’établissement de devis pour les professionnels, entre autres.

Les bénéfices d’un secrétariat téléphonique externalisé

Gagner du temps et améliorer sa productivité

Avoir recours à un secrétariat externalisé permet aux entrepreneurs et professions libérales de se libérer du temps pour mieux se concentrer sur leur cœur de métier. En confiant la gestion des appels et des tâches administratives à un prestataire spécialisé, vous pourrez ainsi allouer plus de temps à des activités à forte valeur ajoutée pour votre entreprise.

Réaliser des économies sur les coûts

Opter pour un secrétariat externalisé est également financièrement avantageux. En effet, en choisissant cette option, vous évitez d’embaucher un salarié à plein temps dont le salaire et les charges sociales impliquent un coût conséquent pour l’entreprise. De plus, vous n’aurez pas à vous soucier du recrutement, de la formation et des éventuelles absences liées aux congés payés ou aux arrêts maladies.

Offrir un service client professionnel et réactif

Grâce au soutien d’une entreprise spécialisée dans la permanence téléphonique, vos interlocuteurs bénéficient d’un accueil téléphonique de qualité assuré par des professionnels formés aux techniques de la relation client. En outre, ces prestataires fonctionnent souvent avec une amplitude horaire élargie afin de pouvoir répondre aux appels même en dehors des heures d’ouverture classiques et garantir ainsi une disponibilité optimale et une bonne image de marque.

Comment choisir son prestataire ?

  1. S’assurer de la qualité de service : prise en charge rapide des appels, clarté de communication, respect des procédures internes et maîtrise des outils informatiques.
  2. Vérifier la flexibilité des offres : tarification à la minute, au forfait ou selon le volume d’appels, prise en compte des besoins spécifiques de chaque entreprise et possibilité d’ajuster la formule selon les fluctuations du volume d’appels.
  3. Prendre connaissance des références client : témoignages et retours d’expérience d’autres entreprises ayant recouru aux services du prestataire en question sont autant d’éléments à prendre en compte pour s’assurer de sa fiabilité et de son professionnalisme.

Bilan : externaliser pour mieux se concentrer sur ses activités

Externaliser son secrétariat téléphonique permet non seulement de gagner du temps et de l’argent mais aussi d’améliorer considérablement la qualité du service offert à vos clients. Cette option stratégique est ainsi particulièrement pertinente pour les professions libérales, les TPE et les PME souhaitant optimiser leur fonctionnement tout en conservant une attention personnelle pour leurs interlocuteurs. En somme, il semblerait que sous-traiter le secrétariat téléphonique représente un bon choix pour ceux qui cherchent à minimiser les coûts, maximiser la productivité et assurer un accueil professionnel à leurs clients.